Lancer votre campagne

Ce chapitre vous montrera comment utiliser Dialfire de manière productive.

Ajouter des utilisateurs

Vous êtes le seul utilisateur de Dialfire dans votre entreprise? Alors vous pouvez ignorer cette section.

Pour ajouter un nouvel utilisateur, ouvrez l'onglet Utilisateurs et cliquez le bouton nouvel utilisateur .
Note: Les seuls champs obligatoires sont identifiant, équipe et mot de passe.

Vous pouvez attribuer une ou plusieurs équipes à l'utilisateur:

• Admins ont accès à tout.
• Opérateurs ont la permission de travailler avec des données de la campagne, comme l'importation de listes de contacts ou l'exportation des résultats.
• Superviseur peuvent ajouter des nouveaux comptes d'agent, affecter des agents à des campagnes, écouter les appels en cours et utiliser les outils d'analyse.
• Backoffice sont autorisés à rechercher des contacts et de les modifier. Habituellement attribué aux utilisateurs qui manipulent des cas particuliers.
• Agents ont uniquement accès à la section appels.

Conseil: Si vous avez des utilisateurs qui travaillent à différents endroits, alors veuillez remplir le champ Succursale. Ceci vous permettra de faire une comparaison analytique ultérieurement.
Conseil: Utilisez le champ Extra pour toute information complémentaire que vous désirez ajouter sur l'utilisateur. Il peut également s'agir d'information structurée que vous pouvez consulter ou extraire ultérieurement.

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton sauvegarder en haut à droite.

Organiser les champs de formulaire

Lorsque vous importez une liste de contacts à une campagne pour la première fois, toutes les colonnes de cette liste seront ajoutées en tant que champs à l'écran de l'agent. Chaque champ sera placé sur une nouvelle ligne. Dans de nombreux cas, cela est suffisant. Cependant, un peu de peaufinage peut considérablement augmenter la facilité d'utilisation.

Pour modifier le formulaire agent à votre goût, ouvrez l'onglet Campagnes et passez à l'affichage Formulaire. Ainsi vous verrez tous les champs de données de votre campagne.

Conseil: Les changements suivants faciliteront le travail de vos agents avec le formulaire:

• changer l'ordre des champs simplement en faisant glisser les champs de haut en bas
• changer les titres des champs pour une meilleure compréhensibilité. Le nom d'origine du champ continuera à être utilisé pour l'importation de contacts et l'exportation des résultats d'appels.
• si vous voulez mettre le champ suivant sur la même ligne, désactivez l'option saut de ligne de ce champ
• si vous voulez cacher un champ à l'agent, activez simplement l'option caché
• si le contenu du champ ne doit pas être modifié par l'agent, activez l'option lecture seule
• si un champ doit être rempli pour un appel à succès, alors activez l'option obligatoire
• activez l'option partie du nom pour chaque champ appartenant au nom de votre contact. Ces champs seront affichés comme nom de contact à différentes occasions.
• pour recueillir des informations supplémentaires lors d'un appel ajoutez un nouveau champ de texte avec le bouton et donnez-lui un titre de champ

Pour voir un aperçu de l'écran d'agent, vous pouvez à tout moment cliquer sur le bouton aperçu. Quand vous avez terminé, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton sauvegarder pour enregistrer vos modifications.

Note importante: Il est préférable de vérifier le formulaire agent via le bouton Aperçu avant de commencer à appeler des contacts. Vérifiez bien que tout est en ordre et qu'il n'y a pas d'erreurs. Veuillez également noter que l'enregistrement des modifications des données de clients a un impact en direct sur les données.

Configurer l'identification de la ligne d'appel

La réglementation sur certains marchés vous oblige à afficher votre numéro d'appel permettant un rappel par les clients. Et bien même si vous n'y êtes pas légalement obligé, l'affichage du numéro d'appel vous permettra d'établir une relation de confiance. Si vous ne désirez pas afficher votre numéro d'appel, vous pouvez alors ignorer cette section.

Dialfire vous permet d'utiliser n'importe lequel de vos numéros de téléphone pour l'affichage dans les appels sortants. Des clients ayant manqué votre appel utiliseront alors ce numéro pour rappeler. Avec Dialfire vous avez l'option de soit

• gérer ces rappels en dehors de Dialfire avec vos lignes téléphoniques existantes

  — ou —

• rediriger ces appels entrants vers les équipes des appels sortants

Dans les deux cas, vous devez inscrire votre numéro de téléphone existant comme une ligne téléphonique dans Dialfire. Une fois fait, vous pouvez simplement choisir d'utiliser cette ligne pour afficher le numéro d'appel dans les appels sortants de votre campagne.

Première étape - Enregistrer un numéro de téléphone existant comme ligne téléphonique

Ouvrez l'onglet Numéros de téléphone et cliquez sur le bouton nouvelle ligne pour ajouter une nouvelle ligne. Choisissez un titre pour cette ligne et ajoutez le numéro de téléphone existant que vous désirez enregistrer. Choisissez également la façon dont vous voulez gérer les appels vers ce numéro. Puis alors cliquez sur enregistrer pour enregistrer vos paramètres.

Ensuite vous devez prouver que c'est bien votre numéro de téléphone. Ceci est réalisé en lançant un appel de vérification.

Vous désirez gérer les rappels en dehors de Dialfire avec vos lignes téléphoniques existantes

Il suffit de choisir l'option téléphone ou centrale téléphonique existant et un nouveau champ apparaîtra pour saisir un code de vérification.

Assurez-vous que vous avez le téléphone à vos côtés et vous pouvez prendre personnellement les appels vers ce numéro. Cliquez sur appel de vérification lorsque vous êtes prêt à vérifier la ligne. Dialfire fera un appel automatisé au numéro indiqué dans lequel il vous sera donné le code de vérification. Saisissez ce code et cliquez sur vérifier pour terminer la configuration. L'indicateur de statut doit maintenant indiquer vérifié.

Vous désirez diriger les rappels vers l'équipe des appels sortants

Choisissez l'option RTPC appel entrant. Dialfire accepte les appels entrants par le biais de numéros de téléphone d'accès désignés ou par l'intermédiaire d'un portail VoIP (SIP).

Maintenant configurez le renvoi d'appel à partir de votre ligne téléphonique au numéro de téléphone d'accès indiqué sur la page de configuration.

Une fois que le renvoi d'appel est en place sur votre téléphone, cliquez sur appel de vérification. Dialfire fera un appel automatisé au numéro indiqué qui devrait être dévié directement au numéro de téléphone d'accès. Aussitôt que Dialfire reçoit l'appel renvoyé, l'indicateur de statut indiquera vérifié.

Deuxième étape - Utiliser une ligne téléphonique sortante pour afficher le numéro de téléphone

Ouvrez l'onglet Tâches et cliquez sur le symbole Appel en haut de la liste de tâches. La page des paramètres pour cette tâche s'ouvrira sur la droite. Dans la section affichage de numéro & appels entrants le champ déroulant ligne attribuée vous permet de choisir le numéro de téléphone à utiliser pour l'affichage du numéro d'appel.

Note: Vous pouvez utiliser le même numéro de téléphone pour un nombre indéfini de tâches d'appels sortants, même à travers différentes campagnes.

Si les appels vers ce numéro sont renvoyés vers Dialfire, ces appels seront automatiquement attribués aux agents actuellement actifs dans cette tâche. Chaque fois qu'un utilisateur demande un nouveau contact en direct, il sera connecté à un appelant entrant en file d'attente si disponible. L'agent entendra une tonalité d'appel distincte et verra un message sur l'écran avant que la connexion soit établie. Dialfire s'assure que l'appel est bien un rappel pour cette tâche et que le contact n'est pas encore fermé. Vous trouverez tout sur comment gérer les différents types d'appels entrants dans le chapitre Types d'appels / appels entrants.

Exportation des résultats d'appels

Avec la plupart des campagnes, vous devez reporter les résultats d'appel à votre client. En Dialfire ceci est appelé exportation et c'est une étape supplémentaire ("tâche") dans votre campagne. Un contact est transféré d'une tâche de campagne à l'autre dès qu'un résultat final a été atteint. En général, un résultat d'appel avec succès fera apparaître le contact dans une exportation différente de appel refusé.

Vous pouvez voir que toutes les exportations ont déjà été mises en place dans votre campagne lorsque vous ouvrez l'onglet Exportation.

S'il y a des nouveaux contacts prêts à l'exportation, ils seront signalés par l'étiquette nouveau devant le nom du fichier d'exportation. Tous les contacts qui atteignent cette tâche exportation seront transférés dans ce fichier.

Dès que vous cliquez sur le nom du fichier le fichier est fermé et téléchargé. Une fois le téléchargement terminé, le fichier sera toujours affiché dans la liste, mais avec un horodatage d'exportation à la place de l'étiquette nouveau.
Note: Vous pouvez toujours revenir et de nouveau télécharger ce même fichier.

Par la suite, tous les contacts dans cette tâche d'exportation iront dans un nouveau fichier. Ainsi, il vous sera plus facile de garder en vue quels résultats ont déjà été exportés et lesquels sont toujours ouverts.

Par défaut, l'information est séparée dans le fichier d'exportation par des onglets. avec tous les champs de campagne inclus. Vous serez capable d'ouvrir ce fichier avec tout programme de tableur.

Si votre client désire un format différent ou si vous préférez créer des documents à imprimer, vous trouverez comment configurer votre exportation au chapitre Mise en place des tâches / 'Exportation'.

Recharger votre crédit d'appel

Vous pouvez recharger votre crédit d'appel, soit par des paiements ponctuels ou en permettant un paiement automatique une fois que votre crédit d'appel est en dessous d'une certaine limite que vous pouvez configurer.

Vous trouverez toutes les options de configuration, ainsi que les information sur les paiements dans l'onglet facturation