Dominando Dialfire

Conceitos básicos

Dialfire é perfeito para a execução de campanhas telefônicas de entrada e saída. Não é concebido para ser usado como banco de dados central de clientes, nem para armazenamento de dados a longo prazo de seus clientes, existentes e potenciais. No entanto, Dialfire pode ser usado em conjunto com qualquer sistema de CRM (Customer-Relationship-Management) que é feito para esses propósitos.

Campanhas, tarefas e contatos

Você pode pensar em uma campanha como uma receita, com contatos sendo os ingredientes. Como com a maioria das receitas, uma campanha compreende várias etapas, que chamamos tarefas.

Na sua conta Dialfire você pode ter qualquer número de campanhas. Cada uma está fortemente separada das outras. Para colocá-lo de forma mais formal:

• A campanha está associada a uma finalidade de chamada específica. A campanha contém todos os dados dos clientes, bem como a configuração específica da campanha.
  Na maioria dos casos, uma única campanha será usada para cumprir um único contrato de cliente ou para um projeto interno.
  Você pode ver todas as suas campanhas juntamente com sua configuração abrindo a aba Campaigns. Use a caixa suspensa no canto superior esquerdo para ver todas as campanhas e alternar entre elas.

-A tarefa é um passo de trabalho dentro de uma campanha. Existem vários tipos de tarefas, cada uma com um propósito específico.

- *<i class="fa fa-phone"></i> Tarefas de Chamada* estão para fazer chamadas de saída. 
- *<i class="fa fa-export"></i> Tarefas de Exportação * colocam os resultados da campanha em um arquivo que você pode enviar ao seu cliente.
   Esse arquivo pode estar no formato EXCEL ou mesmo em um documento em série em formato PDF contendo cartas de confirmação de ordem para seus clientes.
- *<i class="fa fa-envelope"></i> Tarefas Email* permitem enviar e-mail com ofertas ou confirmações aos seus contatos.
- *<i class="fa fa-plus"></i> Novo contato* é usada para criar um novo registro de contato em uma chamada de entrada ***tomada de ordem*** ou para inserir uma ordem recebida por email ou fax.
- *<i class="fa fa-bolt"></i> Tarefas Webhook* ajudam os desenvolvedores a integrar Dialfire com sistemas externos, fazendo uma chamada da REST API para um URL especificado.
- *<i class="fa fa-pause"></i> Tarefas de Espera* não fazem nada. Elas são feitas para inserir um atraso em seu processo antes que outra ação seja tomada.
   Também é usada para estacionar contatos em um lugar ***seguro***.

Cada campanha deve ter pelo menos uma tarefa, que - no caso mais simples - seria uma tarefa de chamada. Você verá uma lista de todas as tarefas de uma campanha quando abrir a aba Tasks. Quando você clicar em qualquer dessas entradas, uma página com as configurações da tarefa será aberta.

• Um contato é um registro de dados que contém informações sobre uma pessoa (ou entidade comercial) nessa campanha. Existem várias maneiras pelas quais os contatos podem ser criados:

  • Importando uma lista de contatos de um arquivo
  • Um cliente chama uma linha direta order taking
  • Um desenvolvedor web pode carregar novos leads ou solicitações de retorno de chamada de um site através de uma REST API

  Abra a aba Contact view para ver todos os contatos na sua campanha. Você pode ver todos os detalhes de um contato clicando no link na coluna $ id.

Compreendendo o fluxo de dados

Em Dialfire, todo o trabalho é feito em contatos. Contatos são as pessoas (ou entidades empresariais) que você deseja chamar ou que o chamam.

Cada contato mora dentro de uma campanha específica. Enquanto um contato não pode sair da campanha, ele pode viajar através de diferentes tarefas dentro dessa campanha.
Configurar sua campanha é organizar a jornada certa para seus contatos.

Dentro da tarefa: 'status' e 'detalhe do status'

Em qualquer momento, cada contato é atribuído a uma única tarefa em sua campanha.

Uma tarefa é uma peça do trabalho que deve ser feito. Enquanto um contato estiver dentro de uma tarefa, ele terá um status que é um destes:

• aberta - A tarefa ainda não foi completada - como quando ainda não falaamos com um cliente
• sucesso - A tarefa foi concluída com sucesso - como quando um cliente aceitou a oferta
• recusa - A tarefa foi concluída, mas com resultado negativo - como quando um cliente tem recusado a oferta
• falha - A tarefa não pôde ser concluída com sucesso - como quando um cliente não pôde ser contatado porque nós tínhamos o número de telefone errado

Quando um contato entra em uma tarefa, seu status é aberto. A tarefa fará no contato o que quer que seja feito e, assim que o trabalho for feito, o contato entrará em uma das outras três opções de status.

Enquanto o status nos dá a imagem geral de como um contato está indo dentro de uma tarefa, muitas vezes queremos obter mais informações sobre os motivos por trás disso. É aí que o detalhe do status entra. Ao contrário do status, o conteúdo de detalhe do status é específico da tarefa e personalizável. Em uma tarefa de chamada, o detalhe do status conterá a disposição detalhada da chamada - como razões pelas quais um cliente recusou a oferta.

Contatos em movimento: o fluxo de tarefas

Embora seja completamente legal ter apenas uma tarefa em sua campanha, a maioria das campanhas é composta por um número maior de tarefas.

Uma típica campanha de chamadas de saída começa com uma tarefa de Chamadas. Quando a chamada para um contato foi concluída, o contato irá fluir para outra tarefa, em que um e-mail será enviado ou onde os resultados das chamadas serão exportados como um descarregamento de arquivos. A tarefa que é próxima no fluxo depende, na maioria dos casos, do resultado da tarefa anterior.
Note: Tarefas de Chamada só são concluídas quando um resultado final for alcançado. Se você precisa chamar de volta para um contato em outro momento, o Dialfire lida com isso *** dentro*** da tarefa de chamadas. Para aquelas chamadas de seguimento, ostatus ficará em aberta, porém o detalhe do status_ mudará para $follow_up_auto ou $follow_up_particular dependendo da disposição da sua chamada.

As regras pelas quais o Dialfire decide encaminhar os contatos para outra tarefa são chamados de ** fluxo de tarefas **.

Quando você cria uma nova tarefa, ela não estará conectada a nenhuma outra tarefa. Então, se um contato é feito com essa tarefa, nada mais acontecerá com ele.

Para levar automaticamente o seu contato para a próxima tarefa, você deve configurar uma regra de fluxo de tarefas. Isso é feito dentro da página de configurações da tarefa. Cada regra é válida para o * status * escolhido e (opcionalmente) para um * detalhe_do_status * específico. Nota: na maioria dos casos, você só deve selecionar a tarefa de destino, mas deixe * aberta * para o *** status *** e * $none * para o *** detalhe_do_status ***

Além disso, você pode definir um atraso para cada regra que o ajude a estabelecer o tempo adequado para o fluxo da tarefa.