Ativar a sua campanha
Este capítulo destina-se a mostrar-lhe o caminho mais curto para usar o Dialfire de forma produtiva.
Adicionar utilizadores
É o único utilizador do Dialfire na sua empresa? Pode saltar esta secção se quiser.
Para adicionar um novo utilizador, abra a aba Utilizadores e clique no botão "novo utilizador" .
Nota: Só os campos Nome de utilizador, Função e Contra-senha são obrigatórios.
Pode escolher uma ou mais das funções seguintes para o utilizador:
- Administradores têm acesso total a tudo.
- Operadores têm permissão para trabalhar com dados de campanhas, como importar listas de contatos e exportar resultados.
- Supervisores podam adicionar novas contas de agentes, afetar agentes a campanhas, ouvir chamadas em curso e utilizar ferramentas analíticas.
- Backoffice têm permissão para pesquisar contatos e modificá-los. Geralmente atribuído a utilizadores que tratam de casos especiais.
- Agentes só têm acesso à área de chamadas.
Sugestão: Se tiver utilizadores a trabalhar em diferentes locais, preencha o campo Ramal. Poderá assim efetuar comparações analíticas mais tarde.
Sugestão: Use o campo Extra para informações adicionais que deseje guardar sobre o utilizador. Podem também ser informações estruturadas que podem ser pesquisadas ou extraídas mais tarde.
Não se esqueça de pressionar o botão acima à direita.
Dispor os campos de formulários
Quando importar uma lista de contatos para uma campanha pela primeira vez, todas as colunas dessa lista serão adicionadas como campos de formulários à tela do agente. Cada campo será colocado numa nova linha. Em muitos casos, isto é suficiente, mas algum refinamento pode aumentar radicalmente a usabilidade.
Para ajustar o formulário do agente a seu gosto, abra a aba Campanhas e passe para a vista Formulário. Verá aí uma lista de todos os campos de dados na sua campanha.
Sugestão: As alterações seguintes facilitarão o trabalho dos seus agentes com esse formulário:
- altere a ordem dos campos arrastando os campos para cima e para baixo
- torne os títulos dos campos mais legíveis. O nome original do campo continuará a ser usado para importar contatos e exportar resultados de chamadas.
- caso pretenda que o campo seguinte fique na mesma linha, desative a opção de quebra de linha para esse campo
- se quiser ocultar um campo do agente, ative simplesmente a opção oculto
- se o conteúdo de um campo não deve ser alterado pelo agente, ative a opção só de leitura
- se tiver de preencher um campo para uma chamada com sucesso basta ativar a opção obrigatório
- ative a opção parte do nome para cada campo que pertença ao nome do seu contato. Esses campos serão apresentados como nome do contato em diversas situações.
- para recolher informações adicionais durante uma chamada, adicione um novo campo de texto com o botão e atribua-lhe um título de campo
Pode pressionar o botão em qualquer momento para ter uma pré-visualização da tela do agente. Quando terminar, não se esqueça de pressionar o botão para que as suas alterações sejam permanentes.
Nota importante: É preferível verificar o formulário do agente através do botão pré-visualização antes de começar a ligar para os seus contatos. Confirme que está tudo conforme ao previsto e que não existem erros. Note também que guardar alterações à máscara tem um impacto direito na máscara real do agente.
Definir o Identificador de Chamada
Os regulamentos em alguns mercados exigem que as chamadas sejam feitas com um identificador da chamada visível para que os clientes possam retribuir a chamada. Mesmo que não seja uma obrigação legal, o envio de um identificador da chamada válido ajuda a criar confiança na sua chamada. Se, mesmo assim, preferir não enviar o identificador com a sua chamada, pode saltar esta secção.
O Dialfire permite-lhe usar qualquer número de telefone que já possua como identificador de chamada nas chamadas efetuadas. É provável que os clientes que não atenderam a sua chamada liguem de volta para esse número. Com o Dialfire, tem a opção de
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conduzir essas chamadas de retorno fora do Dialfire com as suas linhas telefónicas existentes
— ou —
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encaminhar essas chamadas recebidas para a função que efetua chamadas
Em qualquer dos casos, precisa registar o seu número de telefone existente como uma linha telefónica no Dialfire. Uma vez feito este registo, pode simplesmente optar por usar essa linha como identificador de chamada para chamadas efetuadas na sua campanha.
Etapa 1 - Registar um número de telefone existente como linha telefónica
Abra a aba Números de Telefone e pressione o botão para adicionar uma nova linha. Escolha um título para essa linha e preencha o número de telefone existente que pretende registar. Selecione também de que modo pretende dirigir as chamadas para esse número. Em seguida pressione para guardar as suas definições.
Seguidamente, tem de comprovar a titularidade desse número de telefone. Isto é feito iniciando uma chamada de verificação.
Se pretender conduzir chamadas de retorno fora do Dialfire com as suas linhas telefónicas existentes
Basta escolher a opção de linha telefone ou PBX existente. Ao selecionar essa opção, surgirá um novo campo para introduzir um código de verificação.
Certifique-se de que tem o telefone à mão e pode atender pessoalmente as chamadas feitas para esse número. Pressione quando estiver pronto para verificar a linha. O Dialfire efetuará uma chamada automática para o número indicado em que uma voz comunica o código de verificação. Introduza o código e pressione para concluir a configuração. O indicador de estado deve agora dizer verificado.
Se pretender reencaminhar chamadas recebidas para a função que efetua chamadas
Selecione a opção de linha Marcação PSTN. O Dialfire aceita chamadas de entrada através de números de acesso designados ou através de uma Gateway VoIP (SIP).
Agora configure o encaminhamento de chamadas da sua linha telefónica para o número de acesso indicado na página de configuração.
Uma vez configurado o encaminhamento de chamadas no seu telefone, pressione o botão . O Dialfire efetuará então uma chamada automática para o número indicado que será imediatamente encaminhada para o número de acesso. Assim que o Dialfire receber a chamada encaminhada, o indicador de status passa a dizer verificado.
Etapa 2 - Usar a linha telefónica como identificador de chamada efetuada
Abra a aba Tarefas e clique no símbolo Chamada no topo da lista de tarefas. A página de definições para essa tarefa abrirá do lado direito. No interior da seção "Identificador de chamada de entrada*, existe um campo pendente Linha atribuída que permite selecionar o número de telefone a usar como identificador de chamada.
Nota: Pode usar o mesmo número de telefone para qualquer número de tarefas de chamadas de saída, inclusive em diferentes campanhas.
Se as chamadas para esse número forem reencaminhadas para o Dialfire, serão automaticamente atribuídas aos agentes atualmente ativos nessa tarefa. Sempre que um utilizador solicita um novo contacto ativo, será conetado a um autor de chamada de entrada que já esteja à espera, se disponível. O agente ouvirá um toque de chamada e verá uma mensagem na tela antes da ligação ser feita. O Dialfire certifica-se de que a chamada é de fato uma chamada de retorno para essa tarefa e que o contato ainda está em estado de aberto. Para saber mais sobre a gestão de diversos tipos de chamadas de entrada, consulte [Modos de chamada / Chamadas de entrada](chamadas de entrada).
Exportar resultados de chamadas
A maior parte das campanhas requer comunicar os resultados das chamadas ao seu cliente. No Dialfire, chama-se a isto exportar e constitui outra etapa ("tarefa") da sua campanha. Um contato transita de uma tarefa da campanha para outra, assim que é alcançado um resultado final. Em geral, um resultado de chamada sucesso faz o contato aparecer numa exportação diferente de rejeitado.
Pode ver todas as exportações que foram definidas na sua campanha abrindo a aba Exportar.
Se houver quaisquer novos contatos prontos para exportar, estes serão indicados através de uma etiqueta novo diante do nome do ficheiro de exportação. Todos os contatos que chegar a essa tarefa de exportação serão colocados nesse ficheiro.
Assim que clicar no nome desse ficheiro, o ficheiro é fechado e descarregado. Uma vez concluído o descarregamento, o ficheiro continuará a ser apresentado na lista, mas com uma marca temporal de exportação em lugar da etiqueta novo. Nota: Pode sempre voltar atrás e descarregar novamente esse mesmo ficheiro.
Todos os contatos que apareçam a partir daí nessa tarefa de exportação serão colocados num novo ficheiro. Desse modo, pode facilmente saber que resultados já foram comunicados e quais os que ainda estão em aberto.
Por defeito, o ficheiro será em formato de texto dividido por separadores com todos os campos da sua campanha incluídos. Qualquer programa de folha de cálculo será capaz de abrir esse ficheiro.
Se o seu cliente exigir um formato diferente ou se preferir criar documentos imprimíveis, consulte Configurar tarefas / Tarefa de 'Exportação' sobre a forma de personalizar a sua exportação.
Carregar o seu crédito de chamadas
Pode carregar o seu crédito de chamadas através de pagamentos pontuais ou ativando um pagamento automático quando o seu crédito descer abaixo de um determinado limite definido por si mesmo.
Descubra todas as opções de configuração, bem como as informações sobre pagamentos do Dialfire na aba Faturação